7 conseils pour être efficace en home office
Avec la pandémie du covid-19, nous nous sommes tous demandé comment être efficace en home office.
Le home office est aujourd’hui une réalité. On ne peut plus l’ignorer.
Aujourd’hui, la plupart des sociétés l’ont adopté, que ce soit un jour par semaine ou temporairement pendant une crise exceptionnelle.
Certes, encore trop de patrons sont réticents à l’adopter. Je pense que c’est une erreur.
Nous verrons dans cet article que le home office apporte beaucoup de positif, autant pour les collaborateurs que pour les patrons.
Cela dit, travailler à domicile peut être une source de stress au début.
On ne sait pas comment s’organiser et trouver un équilibre est difficile.
Personnellement, je travaille régulièrement en home office depuis plus de 9 ans.
Je vous partage dans cet article mes meilleurs conseils pour être efficace en home office.
Télétravail et home office, quelle différence ?
Le télétravail ou travail à domicile est régi par le code du travail. Il est stipulé dans votre contrat.
Le home office ou travail à la maison relève plus d’un accord entre l’employeur et l’employé pour apporter une certaine adaptabilité au travail.
Le home office est donc plus ponctuel, seulement certains jours de la semaine ou pour surmonter une période de crise.
Les avantages du home office
1. Les collaborateurs sont plus productifs
C’est un fait, les collaborateurs sont souvent plus productifs quand ils sont à domicile que quand ils vont au bureau.
Je vous l’affirme pour avoir pratiqué le home office depuis de nombreuses années. Mes collègues et moi-même avons tous une fois mentionné que nous sommes beaucoup plus productifs à la maison qu’au bureau.
Pourquoi ?
C’est peut-être parce qu’on n’est pas dérangé toute la journée par des collègues et que l’on peut vraiment se concentrer.
C’est peut-être aussi parce qu’on se sent obligé d’être à la hauteur et de montrer que l’on a travaillé à nos supérieurs.
Qu’elle qu’en soi la raison, le collaborateur est au moins aussi efficace quand il travaille à la maison que quand il se rend au bureau. En plus, le home office lui apporte une grande sérénité et un grand bonheur.
2. Les collaborateurs sont heureux
En plus d’être efficace en home office, les collaborateurs sont plus heureux.
Ils ont la liberté d’organiser leurs journées comme ils le souhaitent.
Aujourd’hui, c’est devenu un critère important pour beaucoup de personnes.
Ils découvrent ce que seraient leurs journées s’ils travaillaient à leur compte.
Alimenter cette soif de liberté leur apportent une grande satisfaction et apaisent leurs frustrations.
Ajoutons à cela qu’il existe dans toutes les entreprises des tensions entre certains collaborateurs.
Pratiquer le home office permet de les réduire considérablement.
Le télétravail peut éviter ce genre de situation :
3. Les collaborateurs travaillent plus longtemps
Les patrons rétrogrades pensent qu’ils vont perdre le contrôle sur leurs collaborateurs, s’ils leur donnent des journées de home office.
Ils ont l’impression de leur offrir des journées de vacances à leurs frais.
La réalité est que les collaborateurs qui travaillent à domicile travaillent en moyenne plus longtemps (et plus efficacement) que lorsqu’ils se rendent au bureau.
Ils sont tellement heureux de ne plus perdre de temps dans les transports, qu’ils prennent du plaisir à travailler plus longtemps.
Les inconvénients du home office
1. Le manque de relations humaines
Travailler à domicile coupe les relations avec les autres.
On ne discute plus avec ses collègues, on ne va plus à la machine à café, on ne se rend plus en réunion, on ne va plus manger avec ses collègues.
Le collaborateur est coupé du monde et il faut faire un effort pour rester en contact avec les gens.
Mais, cela n’est pas un problème si le collaborateur ne fait qu’une ou deux journées de télétravail par semaine.
Nous verrons plus loin dans cet article comment communiquer efficacement.
2. Il y a des failles
En fonction la nature de l’emploi, le home office peut demander plus ou moins de moyens techniques.
Par exemple, dans mon emploi, je dois pouvoir me connecter à des serveurs et à différents outils dont les accès sont protégés.
Il se peut que vous ayez besoin de faire quelque chose en urgence et que vos moyens techniques ne vous le permettent pas.
Le home office, surtout au début, peut ralentir l’exécution de certaines tâches.
Mais, cela n’est pas un problème si l’entreprise est bien préparée.
3. Les problèmes de communication
Si l’on n’est pas bien préparé, le home office peut affecter la communication dans l’équipe.
On le sait, pour que les choses se passent bien au sein d’une équipe de travail, il faut pouvoir avoir une communication facile et fluide.
Cela est parfaitement possible en travaillant à domicile, mais il faut avoir les bons outils et bien les utiliser. Et cela demande un effort de la part de toute l’équipe.
Rien de mieux que Webex Meeting, Microsoft Teams, Zoom ou Skype ou encore Google Hangouts pour vos vidéos conférences.
Pour ce qui est des outils de collaboration d’équipe (comprenez pour ce qui est des chats), regardez du côté de l’incontournable Slack ou de Webex Teams.
Mes 7 conseils pour être efficace en home office
1. Aménagez un espace de travail dédié
Ne travaillez pas dans votre salon, sur votre canapé, avec le pc sur les genoux.
Si vous ne vous aménagez pas un espace dédié, votre home office pourrait rapidement déraper et ressembler à cela :
Travaillez dans un endroit calme. Vous n’avez pas tous une pièce libre pour y aménager un bureau, je le sais, mais choisissez toujours le lieu le plus calme de votre logement.
Il faut pouvoir se couper des distractions. Ne travaillez pas en regardant la télé ou avec les enfants dans les pattes.
Expliquez à vos proches que vous ne devez pas être dérangé pendant telle période de temps pour qu’ils comprennent et vous laissent l’opportunité d’être au calme pour pouvoir vous concentrer.
Aménagez-vous un coin pour vous.
Assurez-vous dès le premier jour de pouvoir exécuter toutes vos tâches.
Avoir un espace de travail dédié permet d’éviter les coupures.
Elles sont le pire ennemi de la productivité.
Un appel téléphonique, un message reçu sur WhatsApp, la sonnette de la porte qui sonne, votre enfant qui vient vous voir.
Toutes ces interruptions nuisent à votre productivité.
Il vaut mieux travailler peu, mais travailler bien.
Cela permet de vivre à 100 % les moments en famille une fois le travail terminé.
2. Aménagez un emploi du temps
Pour être efficace en home office, il faut définir les créneaux de travail et ceux de pauses. Et s’y tenir !
C’est primordial.
Il m’est souvent arrivé de prendre ma pause déjeuner à seize heures, parce que j’étais plongé dans mon travail. Ce n’est pas grave en soi, mais ce n’est pas vraiment une bonne chose.
Imposez-vous un rythme clair et défini.
« À neuf heures, je travaille sur cela. Ensuite je me fais une pause café dix minutes, puis je travaille sur cela jusqu’à midi ».
Avoir un emploi du temps permet d’avoir une certaine hygiène dans le travail.
Mais cela permet également de séparer clairement les moments de travail et ceux de détente.
Car en étant toute la journée à la maison, on a vite fait de tout mélanger.
Il arrive souvent que les collaborateurs ne sachent pas arrêter, par sentiment de culpabilité d’être à la maison ou par manque du cadre imposé par la société.
Faites en sorte d’avertir vos collègues ou vos clients de vos horaires. Il ne s’agit pas de recevoir des appels toute la soirée. Ne mélangez pas vie professionnelle et vie personnelle.
Fixez un cadre et respectez-le.
Sinon votre télétravail pourrait rapidement ressembler à cela :
3. Prenez soin de vous
Le premier réflexe du travailleur à domicile est de commencer à travailler en pyjama, parce qu’il a mis son réveil à l’heure du début de journée.
C’est classique !
Mais une fois absorbé dans son travail, on ne lève pas la tête du guidon et on passe la journée comme cela, croyez-moi.
Alors, il est important de se respecter et de prendre soin de soi, comme on le fait quand on se rend au bureau.
Mettez votre réveil une heure avant le début du travail et commencez la journée en vous douchant et en vous habillant. Puis prenez un petit déjeuner tranquillement en vous rappelant la chance que vous avez de pouvoir travailler à domicile.
Ne vous laissez pas non plus au niveau du ménage et du rangement. Il n’y a rien de plus agréable que de vivre dans un endroit propre et rangé. Cela booste le bonheur et la productivité.
4. Organisez votre travail
Pour être efficace en home office, il ne faut pas non plus commencer la journée par une réunion.
Prenez le temps dès le début de votre journée de planifier calmement vos tâches de la journée. Avant même de commencer vos réunions.
Il faut le faire au calme et la tête fraiche.
Si on ne se fixe pas des objectifs, on a vite fait de ne plus prendre au sérieux notre travail.
Rappelez-vous qu’il n’y a rien de plus agréable que la sensation du travail accomplie. C’est encore plus vrai quand on reste à la maison toute la journée.
5. Ne remettez jamais les choses à plus tard
On dit souvent qu’il ne faut jamais remettre à plus tard quelque chose qui pourrait être fait maintenant.
Ce conseil est encore plus vrai lorsqu’on travaille en télétravail.
Si on garde une tâche pour le dernier moment, il arrive qu’on se rende compte qu’on n’est pas en mesure de la réaliser à cause d’un problème technique.
On n’est jamais à l’abri d’un problème de VPN ou de part-feu qui nous empêche d’accéder à un outil.
Alors ne remettez pas à plus tard vos tâches, assurez-vous de les réaliser le plus tôt possible, ainsi s’il y a un problème, vous aurez le temps de le régler avant que cela ait des conséquences.
6. Maintenez le contact avec vos collègues
En télétravail, il faut faire des efforts pour ne pas se couper de ses collègues et de sa hiérarchie.
Organisez des conférences régulièrement pour rester en contact.
Mettez en place des processus pour bien faire le suivit de vos projets. Travailler à distance demande parfois de s’adapter pour pouvoir continuer à être efficaces.
De même, si vous rencontrez des difficultés avec une tâche, ne restez pas seul face à cette tâche. N’hésitez pas à entrer en contact avec la personne adéquate pour aider à résoudre le problème.
La communication est un facteur clé pour être efficace en home office.
7. Si vous êtes manager…
Si vous êtes responsable d’équipes de travail, établissez une politique saine au sein de vos équipes dès le début.
Il est de votre devoir de construire une relation basée sur la confiance et non sur le contrôle permanent de vos collaborateurs.
Convenez de feedbacks avec les membres de vos équipes et faites le suivi des projets. Orientez votre management « résultats », et non sur le nombre d’heures que vos collaborateurs effectuent.
Pour aller plus loin
Si vous et le reste de vos collègues jouent le jeu, le home office peut être un exercice vraiment plaisant.
Quoi de mieux qu’être chez soi, au calme, pour effectuer notre journée de travail ?
Mais, pour que votre home office se passe à merveille, il faut avoir un espace de travail dédié, qui vous permet de vous concentrer. Assurez-vous de pouvoir réaliser toutes vos tâches et de vous organiser correctement pour être efficace.
Maintenez le contact permanent avec vos collègues et vos clients. Il n’a jamais été aussi facile de réaliser des vidéos conférence et de partager son écran avec le reste de l’équipe. Alors ne vous en privez pas.
N’oubliez pas de travailler efficacement pendant les horaires que vous êtes fixé et de suivre un planning pour mieux profiter du reste de la journée.
Vive le home office !
J’espère que ce court article vous aura inspiré.
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Cet article participe à l’évènement “Coronavirus : Comment travailler de chez soi efficacement pendant le confinement ?” du blog Blogueur Pro. J’apprécie beaucoup ce blog, et en fait mon article préféré est celui-ci.