Manque de temps : Reprenez le contrôle
Je suis en contact permanent avec des cadres brillants, ambitieux et pleins de projets… Et pourtant, tous me disent la même chose : « Je manque de temps Olivier ». Le manque de temps, c’est presque devenu une médaille d’honneur pour paraitre important. Mais manquons-nous réellement de temps ? Pourquoi ce sentiment est si présent ? Comment y remédier ? Plongeons ensemble dans cette question épineuse.
1. Manque de temps : réalité ou fiction ?
En analysant une enquête menée par « Gallup Organization » aux États-Unis auprès de 2,5 millions d’individus, je note que 80 % des répondants disent ne pas avoir le temps d’accomplir tout ce qu’ils souhaitent faire dans la journée.
La situation est si grave qu’on peut même parler de “famine”, c’est-à-dire d’un échec culturel et collectif de la gestion de notre ressource la plus précieuse : le temps.
Mais cette sensation de manque de temps est-elle une réalité ou le fruit de notre imagination ?
D’excellentes études sur notre temps libre suggèrent que, le temps des loisirs des hommes est passé de six à neuf heures par semaine en cinquante ans, quand celui des femmes est passé de quatre à huit heures.
Cela fait donc 1,5 fois plus de temps libre pour les hommes et le double de temps libre pour les femmes en seulement cinquante ans.
Concernant le temps de travail, l’OCDE nous dit qu’en 1950, les hommes travaillaient en moyenne 37,8 heures par semaine, contre 34,2 heures en 2017.
En d’autres termes, nous travaillons en moyenne 10 % de moins qu’il y a soixante-dix ans.
La réalité est donc que nous travaillons moins qu’avant et que nous avons plus de temps libre pour profiter de la vie.
Alors pourquoi tout le monde passe son temps, à se plaindre d’un manque de temps ?
2. Pourquoi cette impression généralisée de manque de temps ?
Plutôt frustrant, non ? Vous travaillez dur, vous êtes productif, et pourtant ce sentiment de manque de temps ne vous quitte pas. Il y a plusieurs raisons à cela.
La difficulté à déléguer
« Si je veux que ce soit bien fait, je le fais moi-même. » Qui n’a jamais pensé cela ?
Mais cela nourrit le sentiment de manque de temps.
De même, certaines personnes préfèrent accaparer tout le travail, afin de se rendre indispensable. C’est un peu la guerre au sein de l’équipe à qui aura le plus de tâches.
Grave erreur.
Apprenez à répartir les tâches entre tous les membres de l’équipe, équitablement.
Si vous croulez sous les tâches, ne vous tuez pas pour les réaliser. Si votre manager vous donne plus de travail que vous ne pouvez réaliser, c’est son problème, pas le vôtre.
Levez la main et commentez clairement à toute l’équipe que vous êtes saturé et que vous ne pouvez pas réaliser toutes les tâches qui vous sont assignées maintenant.
N’ayez pas peur de dire haut et fort qu’il faut répartir les tâches entre tout le monde.
Conseil pratique : Apprenez à faire confiance. Déléguez les tâches excédentaires et repartissez les taches entre tous les membres de l’équipe.
Le perfectionnisme
Vouloir bien faire, c’est bien. Vouloir tout faire parfaitement, c’est une erreur.
Il faut apprendre à terminer vos tâches, même si celles-ci ne sont pas parfaites.
Remémorez-vous l’objectif de la tâche et demandez-vous si ce que vous êtes en train de faire change l’objectif ou si vous l’avez déjà obtenu et que vous pouvez passer à la suivante.
Car être perfectionniste, c’est brasser du vent.
Le temps passé à perfectionner une tâche qui pourrait être considérée comme terminée est une perte de temps, et de là nait votre problème de manque de temps. Ne rien faire revient au même.
Il y a là, beaucoup de temps à libérer.
Piste concrète : Acceptez l’imperfection. Fixez-vous des limites. Préférez « mal fait » que « pas fait ».
Le gaspillage de votre temps
On ne va pas se mentir, à l’ère des smartphones et des réseaux sociaux, il est extrêmement facile de gaspiller son temps.
Mais il est inacceptable de se peindre de ne pas avoir de temps et de passer trois heures par jour sur les réseaux sociaux à scroller bêtement.
Si vous faites partie de ces personnes qui se plaignent constamment de manque de temps, je vous invite à consulter votre analyse de temps passé sur votre smartphone, puis à désinstaller vos réseaux sociaux de votre smartphone.
Magie ! Vous ne manquerez plus jamais de temps !
Plus sérieusement, le problème de notre époque, est que la plupart des gens ont le cerveau happé par leur smartphone.
Ces piques quotidiens de dopamine démotivent et font de vous des zombies.
Alors, vous avez la flemme de pratiquer telle activité sportive, vous avez la flemme de lire, vous avez la flemme de rendre visite à votre grand-mère, vous avez la flemme de tout. Et vous vous cachez derrière un manque de temps pour vous rendre important.
Alors que le problème est simplement que vous ne savez pas gérer votre temps et surtout que vous le gaspillez.
3. S’organiser pour combattre le manque de temps au travail
Se dire à soi-même « je manque de temps » est une chose.
Agir concrètement pour arranger les choses en est une autre.
Il est temps de vous réapproprier vos journées.
Prioriser, la clé du temps
Tout n’a pas la même importance. Apprenez à lister, trier et prioriser vos tâches.
Pour cela, la Matrice Eisenhower peut vous aider à y voir plus clair.
Aussi, apprenez à appliquer la loi de Pareto dans tout ce que vous entreprenez.
C’est le principe qui dit que 80 % des résultats que vous obtenez, sont générés par 20 % de vos actions. Et inversement, 20 % de vos résultats sont générés par 80 % de vos actions.
Lorsque l’on a compris cela, on a naturellement envie de se concentrer sur les 20 % d’actions qui apportent 80 % de résultats.
Oubliez les tâches qui prennent du temps et n’apportent pas beaucoup de valeur. Ou du moins, mettez-les tout en bas de votre liste de priorités, et faites-les seulement si vous n’avez rien d’autre à faire.
Je n’oublierai jamais l’exemple de Tim Ferriss qui explique dans son livre « La semaine de quatre heures » comment il a divisé sont temps de travail par quatre et multiplié ses résultats par trois, à l’époque où il était commercial, en appliquant ce principe simple. En se concentrant simplement sur les 20 % de clients qui lui généraient 80 % de ses ventes, et en envoyant balader les clients qui lui généraient seulement 20 % de ses ventes et lui faisaient perdre 80 % de son temps.
Cela laisse à réfléchir.
Conseil pratique : Utilisez la matrice Eisenhower pour trier et prioriser vos tâches. Elle vous aidera à y voir plus clair. Aussi, appliquez le principe de Pareto pour vous focaliser sur les tâches qui apportent de la valeur.
Dire « non », ce n’est pas si mal
Refuser une tâche, un projet, ça peut être salutaire. Vous ne pouvez pas tout faire.
Rappelez-vous de la loi de Pareto. Choisissez ce que vous voulez faire. Focalisez-vous sur ce qui vous apportera des résultats et de la valeur.
J’accompagne de nombreux freelances qui se plaignent de leur situation qui est devenue un enfer. Ces personnes se plaignent de clients qui sont extrêmement exigeants, désagréables, demandent toujours plus et ne paie pas beaucoup. Alors que certains clients ont des demandes simples, sont faciles à traiter et paient beaucoup. Si vous voulez que votre activité marche, apprenez à choisir vos clients, et envoyer balader ceux qui demandent beaucoup d’énergie et ne paient pas. C’est non seulement une décision intelligente en termes de business, mais également en termes de santé mentale.
Si vous êtes salarié, vous avez le droit de dire non à votre supérieur si cela est justifié. Votre priorité doit être votre santé mentale encore une fois, ne vous rendez pas malade pour un emploi et encore moins pour un petit chef qui ne sait pas travailler.
Piste concrète : Entraînez-vous à refuser. Dites « non » au moins une fois cette semaine.
Fixer des limites horaires à votre emploi
Pour reprendre le contrôle de votre temps libre, il faut commencer par limiter le temps de votre emploi.
Surtout si vous êtes du genre à privilégier les journées à rallonge au détriment de l’organisation.
Fixez-vous une heure d’entrée et de sortie, et tenez-y-vous.
Puis organisez-vous pour faire tout votre travail dans ce créneau.
Cela passe par prioriser vos tâches, les déléguer, et vous concentrer sur celles qui apportent de la valeur, comme nous l’avons vu plus haut.
Cela vous dégagera énormément de temps libre et vous obligera à être efficace au travail.
Car la vérité est que la plupart des gens qui font des journées de douze heures, gaspillent au minimum la moitié de ce temps, en réunions inutiles par exemple (rappelez-vous la loi de Pareto: 80 % de ce que vous faites n’apporte que 20 % de valeur).
4. Reprendre le contrôle de son temps libre
Le travail, c’est une chose.
Mais il est crucial de trouver un équilibre vie perso / vie pro.
Apprenez à prendre le contrôle de votre temps libre.
Cela éliminera définitivement cette sensation de manque de temps.
Achetez-vous du temps
Il est de plus en plus courant de voir les cadres s’acheter du temps libre.
Car nous le savons, notre ressource la plus précieuse n’est pas notre argent, mais notre temps.
Parfois, il est plus judicieux de déléguer certaines tâches ménagères ou administratives afin de se libérer du temps et de l’énergie pour les choses vraiment importantes.
Voici quelques idées d’achat de temps :
- Prendre une femme de ménage pour ne plus perdre du temps et de l’énergie avec le nettoyage de votre lieu de vie.
- Remplacer un voyage par semaine en voiture par un voyage en taxi, afin de prendre ce temps perdu dans les bouchons par un temps de relaxation, par exemple pour lire (les gens se plaignent souvent de ne pas avoir de temps pour lire).
- Contracter un promeneur de chien, pour ne pas avoir à sortir son chien quatre fois par jour soi-même.
- Contracter une nourrice ou une crèche, pour vous assister dans l’élevage de votre enfant.
- Contracter un artisan pour faire une réparation chez vous, au lieu de perdre quatre jours à le faire soi-même.
- Envoyer ses chemises ou ses robes chez le blanchisseur, au lieu de les laver et les repasser soi-même.
- Manger au restaurant ou commander à domicile, afin de se libérer plusieurs heures à faire les courses, préparer le repas, faire la vaisselle…
- Changer de logement pour habiter juste à côté de votre emploi et de l’école de vos enfants, quitte à payer un loyer plus élevé et ainsi vous libérer plusieurs heures tous les jours en transport.
- Prendre un billet d’avion direct quitte à payer un petit peu plus, au lieu de perdre une demi-journée de plus avec des changements inutiles.
Ce ne sont que quelques pistes, à vous d’identifier ce qui peut être remplacé dans votre quotidien.
L’objectif est de vous libérer du temps pour faire tout ce dont vous n’avez jamais le temps de faire.
Par exemple une activité qui vous tient tant à cœur.
Conseil pratique : Faites la liste de vos tâches quotidiennes et hebdomadaires, qui sont chronophages. En parallèle, faites le calcul. Combien vaut une heure de votre temps ? Cherchez des solutions qui vous permettent de replacer ces tâches en payant, moins cher que votre taux horaire.
Pratiquez des activités que vous aimez
Maintenant que vous avez identifié comment vous libérer des heures perdues, identifiez les activités qui vous sont chères et que vous n’avez soi-disant pas le temps de pratiquer.
Ne remettez pas à demain ce que vous aimez faire.
Si vous aimez lire, lisez, si vous aimez courir, courez, si vous aimez le tennis, cherchez un club et inscrivez-vous.
Tout de suite, pas demain.
Et combinez plusieurs activités.
Par exemple, une ou deux activités en club, et des activités qui ne nécessitent aucun engagement, comme lire, apprendre une langue sur une application sur votre smartphone, méditer, marcher dans la nature, que sais-je ?
Forcez-vous à prendre ce temps pour vous, pour vous amuser et profiter de la vie.
Croyez-moi, si vous prenez un petit plus soin de vous, vous n’aurez plus jamais l’impression de manquer de temps.
Piste concrète : Faites la liste des activités qui vous sont chères et inscrivez-vous si dans un club si cela est nécessaire. Bloquez dans votre agenda des moments pour vous.
Sociabilisez
Passer du temps tous les jours pour échanger avec votre entourage aide à ne plus sentir que l’on manque de temps.
Voyez vos amis, discutez, riez. Cela donne le sentiment de ne plus gaspiller son temps.
Conseil pratique : Prenez le temps de voir un(e) ami(e) cette semaine.
Prenez le temps de manger
À notre époque, beaucoup de personnes négligent leur repas.
Au travail, certaines personnes mangent un sandwich sur un coin de table, et ne prennent pas le temps de manger.
Je suis d’accord avec le fait que certains jours, cela n’est pas possible autrement. Mais en général, prenez le temps pour couper et manger calmement.
Autre phénomène, plus récent : passer plus de temps à choisir que manger sur les applications de livraison à domicile que de vraiment prendre le temps pour manger et partager avec vos proches.
Il est important de prendre le temps de manger et de couper, du travail, des jeux vidéos, des séries. On voit trop de personnes manger seules, en regardant une vidéo sur leur téléphone.
Le repas doit être un moment d’échange et de bon temps.
Si vous prenez ce temps, vous ressentirez les mêmes effets qu’une méditation.
Émerveillez-vous pour contrer le manque de temps
Prendre le temps d’apprécier les petites choses, c’est aussi une façon de luter contre le manque de temps.
Vous pouvez prendre un moment pour marcher dans la nature, ou en voyageant.
Quand a été votre dernier voyage ?
Cela peut être simplement de passer une journée pour se balader dans le village d’à côté !
Il suffit de prendre le temps d’organiser et d’agir.
Piste concrète : Chaque jour, trouvez un moment pour vous émerveiller, que ce soit en traversant un parc, sur le retour du travail ou simplement en regardant la lune le soir par la fenêtre.
Arrêtez les réseaux sociaux
La plupart des personnes qui se plaignent de ne jamais avoir le temps de rien, sont également les personnes que l’on voit scroller leur téléphone à longueur de journée.
Comme nous l’avons déjà vu plus haut, je vous invite à analyser les statistiques d’utilisation quotidiennes de votre smartphone, vous serez surpris de voir tout le temps que vous perdez sur les réseaux sociaux et que vous pourriez libérer purement et simplement plusieurs heures par jour pour faire autre chose.
Piste concrète : regardez l’analyse d’utilisation de votre smartphone et essayer de réduire votre utilisation de celui-ci. Puis utilisez le temps libéré pour faire quelque chose de plus intéressant.
Pour aller plus loin
Le manque de temps est un sentiment, pas une réalité.
Il résulte plutôt d’une mauvaise gestion (voir d’une non gestion) de votre temps.
En fait, il est plutôt facile de reprendre le contrôle de son temps.
Il s’agit de s’organiser, de prioriser, mais surtout de respecter son temps.
Si vous avez l’impression de courir après le temps, c’est peut-être que vous courrez après les mauvaises habitudes.
Apprenez à dire « non », à déléguer, à vous émerveiller. Et surtout, n’oubliez pas : le temps, c’est votre ressource la plus précieuse. Ne le gaspillez pas sur les réseaux sociaux.
Vous savez, les personnes qui se plaignent de ne pas avoir de temps sont en fait les personnes les moins productives et les moins efficaces.
À l’inverse, les personnes qui ne se plaignent pas d’un manque de temps, sont souvent les plus efficaces et celles qui ont le plus de responsabilités.
Quel genre de personne voulez-vous être ?
À vous de choisir !
Vous avez maintenant toutes les cartes en main pour reprendre le contrôle de votre vie.